PDF in Word-Dokument umwandeln

PDFs sind dafür konzipiert, unveränderlich zu sein -- das ist ihre größte Stärke und gleichzeitig ihre frustrierendste Einschränkung. Wenn Sie den Inhalt eines PDFs bearbeiten, den Wortlaut eines Vertrags ändern, Zahlen in einem Bericht aktualisieren oder das Layout eines Dokuments überarbeiten müssen, müssen Sie es in ein bearbeitbares Format konvertieren. Microsofts .docx-Format ist die praktischste Wahl, da Word allgegenwärtig ist, das Format reichhaltige Formatierung unterstützt und praktisch jedes Textverarbeitungsprogramm es öffnen kann.

Warum die PDF-zu-Word-Konvertierung anspruchsvoll ist

Die Konvertierung von PDF zu Word ist nicht so einfach wie das Umbenennen der Dateierweiterung. Ein PDF speichert Text nicht so wie ein Textverarbeitungsprogramm. In einem Word-Dokument fließt Text kontinuierlich von Absatz zu Absatz, mit logisch angewandten Stilen und Formatierungen. In einem PDF ist jedes Zeichen mit absoluten Koordinaten einzeln auf der Seite positioniert. Ein PDF weiß nicht, was ein „Absatz" ist -- es weiß nur, dass der Buchstabe „T" an den Koordinaten (72, 540) in 12-Punkt Times New Roman erscheinen soll.

Dieser fundamentale Unterschied bedeutet, dass ein PDF-zu-Word-Konverter die Dokumentstruktur reverse-engineeren muss: herausfinden, welche Zeichen Wörter bilden, welche Wörter Absätze bilden, welche Absätze Spalten bilden, wo Kopf- und Fußzeilen beginnen und enden und wie Tabellen organisiert sind. Je besser der Konverter, desto genauer rekonstruiert er diese Struktur.

Was wird beibehalten (und was nicht)

Normalerweise gut beibehalten

Fließtext und Absätze in einfachen, einspaltigen Layouts.
Grundlegende Formatierung: Fett, Kursiv, Unterstrichen, Schriftgröße und Farbe.
Überschriften und Unterüberschriften (obwohl sie möglicherweise nicht als Word-Überschriftenformate gekennzeichnet sind).
Einfache Aufzählungs- und nummerierte Listen.
Bilder, obwohl ihre Positionierung leicht abweichen kann.

Oft problematisch

Mehrspaltiges Layout. Der Konverter könnte Spalten zusammenführen oder die Lesereihenfolge durcheinanderbringen.
Komplexe Tabellen, insbesondere solche mit zusammengeführten Zellen, verschachtelten Tabellen oder übergreifenden Überschriften.
Kopf- und Fußzeilen mit Seitenzahlen, Daten und Logos.
Schriften. Wenn das PDF eine Schrift verwendet, die nicht auf Ihrem System installiert ist, ersetzt Word sie durch eine ähnliche, was Zeilenumbrüche und Seitenlayout ändern kann.
Textfelder und schwebende Elemente. Diese können als Inline-Inhalt konvertiert werden und den Seitenfluss stören.
Mathematische Gleichungen und Sonderzeichen.

PDF auf dem iPhone in Word umwandeln

Schritt 1 -- PDF-Werkzeug öffnen

Suchen Sie das „PDF zu Word"-Konvertierungswerkzeug im Menü Ihrer App. Dies ist typischerweise unter Konvertierungs- oder Exportwerkzeugen aufgeführt.

Schritt 2 -- PDF auswählen

Wählen Sie das PDF, das Sie konvertieren möchten, aus Ihrem Gerätespeicher oder Cloud-Laufwerken. Die App analysiert die Dokumentstruktur.

Schritt 3 -- Konvertieren

Tippen Sie auf den Konvertieren-Button. Die Verarbeitungszeit hängt von Dokumentlänge und -komplexität ab. Ein 10-seitiges Textdokument könnte in wenigen Sekunden konvertiert werden; ein 100-seitiger Bericht mit Bildern und Tabellen könnte eine Minute oder mehr dauern.

Schritt 4 -- Ergebnis überprüfen

Öffnen Sie die resultierende .docx-Datei in Word, Google Docs oder Pages. Scrollen Sie durch das gesamte Dokument und prüfen Sie, ob Text, Formatierung, Bilder und Tabellen korrekt konvertiert wurden. Achten Sie besonders auf Bereiche, in denen das Original-PDF komplexe Layouts hatte.

Schritt 5 -- Nachbereiten

Selbst der beste Konverter wird kleine Formatierungsprobleme erzeugen. Möglicherweise müssen Sie Zeilenabstände anpassen, Tabellenspaltenbreiten korrigieren, Bilder neu positionieren oder Überschriftenformate erneut zuweisen. Planen Sie ein paar Minuten für manuelle Nacharbeit ein, besonders bei formellen Dokumenten.

PDF auf dem Desktop in Word umwandeln

Microsoft Word (Direkt öffnen)

Word 2016 und neuer kann PDF-Dateien direkt öffnen. Gehen Sie zu Datei, dann Öffnen und wählen Sie ein PDF. Word konvertiert es in ein bearbeitbares Dokument. Dies funktioniert überraschend gut für einfache Textdokumente, hat aber Schwierigkeiten mit komplexen Layouts. Word warnt Sie, dass das Ergebnis möglicherweise nicht genau wie das Original aussieht -- nehmen Sie diese Warnung ernst.

Google Docs

Laden Sie das PDF auf Google Drive hoch, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Mit Google Docs öffnen". Google konvertiert den Inhalt in ein bearbeitbares Dokument. Diese Methode entfernt die meisten Formatierungen und eignet sich daher am besten zum Extrahieren von Rohtext statt zur Beibehaltung des Layouts.

Adobe Acrobat

Adobe Acrobat Pro bietet die originalgetreueste PDF-zu-Word-Konvertierung. Es leistet hervorragende Arbeit bei der Beibehaltung von Layouts, Tabellen und Formatierung. Es erfordert jedoch ein kostenpflichtiges Abonnement ab 12,99 €/Monat, was teuer ist, wenn PDF-Konvertierung nicht zu Ihrem täglichen Bedarf gehört.

Tipps für bessere Konvertierungsergebnisse

Mit einem hochwertigen PDF beginnen. PDFs, die digital erstellt wurden (aus Word, InDesign oder einer Webseite exportiert), konvertieren weit genauer als gescannte Dokumente. Wenn das PDF ein Scan ist, führen Sie zuerst OCR aus, um das Bild in Text umzuwandeln, bevor Sie die Word-Konvertierung versuchen.
Vor der Konvertierung vereinfachen. Wenn Sie nur Text von bestimmten Seiten benötigen, extrahieren Sie diese Seiten zuerst mit einem Aufteilen-Werkzeug. Die Konvertierung eines kleineren, einfacheren Dokuments liefert bessere Ergebnisse als die Konvertierung einer riesigen Datei mit gemischten Inhaltstypen.
Das richtige Werkzeug für die Aufgabe verwenden. Für eine schnelle Textextraktion ist Google Docs schnell und kostenlos. Für layoutgenaue Konvertierung komplexer Dokumente investieren Sie in ein Werkzeug mit erweiterten Konvertierungsfähigkeiten.
Auf fehlenden Text prüfen. Durchsuchen Sie nach der Konvertierung das Word-Dokument nach Lücken. Manchmal schafft es Text in Kopf- und Fußzeilen, Textfeldern oder Annotationen nicht in die konvertierte Datei.
Kopie des Original-PDFs aufbewahren. Behalten Sie immer das unkonvertierte PDF als Referenz. Wenn bei der Konvertierung etwas schiefgeht oder Sie die Originalformatierung überprüfen müssen, benötigen Sie die Quelldatei.

Wann nicht konvertieren

Manchmal ist die Konvertierung nicht der richtige Ansatz. Wenn Sie eine kleine Textänderung vornehmen müssen (einen Tippfehler korrigieren, ein Datum aktualisieren), ist ein PDF-Textbearbeitungswerkzeug schneller und bewahrt das exakte Originallayout. Wenn Sie Formularfelder ausfüllen müssen, verwenden Sie einen PDF-Formularausfüller. Die Konvertierung zu Word ist sinnvoll, wenn Sie den Inhalt umfassend umschreiben, neu formatieren oder wiederverwenden müssen.

Gescannte PDFs: Die OCR-Voraussetzung

Ein gescanntes PDF ist nur ein Bild einer Seite. Die Konvertierung in Word ohne OCR ergibt ein Word-Dokument, das ein Bild enthält -- nicht bearbeitbar. Sie müssen zuerst OCR ausführen, um das gescannte Bild in tatsächliche Textzeichen umzuwandeln. Dann kann der PDF-zu-Word-Konverter mit diesem Text arbeiten, um ein bearbeitbares Dokument zu erzeugen. Die Qualität der endgültigen Word-Datei hängt stark von der Qualität des OCR-Schritts ab. Verwenden Sie daher eine gute Scanner-App und befolgen Sie die OCR-Best-Practices: hohe Auflösung, gleichmäßige Beleuchtung und gerade Ausrichtung.

Empfohlenes Werkzeug für die PDF-zu-Word-Konvertierung

PDF Creator - Scanner & OCR enthält ein PDF-zu-Word-Konvertierungswerkzeug neben 28 weiteren PDF-Werkzeugen. Führen Sie OCR auf gescannten Dokumenten aus, konvertieren Sie zu Word oder nutzen Sie eine beliebige Kombination von Werkzeugen in einem einzigen Workflow. Es bewältigt den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus -- vom Scannen eines Papierdokuments bis zur Erstellung einer bearbeitbaren Word-Datei -- ohne Ihr iPhone zu verlassen.