PDF auf dem iPhone unterschreiben

Die Zeiten, in denen man ein Dokument ausdrucken, mit einem Stift unterschreiben, wieder einscannen und den Scan per E-Mail versenden musste, sind vorbei. Ihr iPhone ermöglicht es Ihnen, PDFs direkt auf dem Bildschirm mit dem Finger oder einem Apple Pencil zu unterschreiben, die Unterschrift exakt zu platzieren und das signierte Dokument innerhalb von Minuten zu versenden. Das ist nicht nur praktisch -- es ist mittlerweile der erwartete Weg, Verträge, Vereinbarungen, Einwilligungsformulare und offizielle Dokumente in den meisten Branchen zu bearbeiten.

Sind digitale Unterschriften rechtsgültig?

Ja, in der überwiegenden Mehrzahl der Fälle. Die eIDAS-Verordnung in der Europäischen Union und der ESIGN Act in den USA verleihen elektronischen Signaturen dieselbe Rechtswirkung wie handschriftlichen Unterschriften für die meisten Arten von Vereinbarungen. Ausnahmen bestehen für bestimmte Dokumente wie Testamente, Immobilienurkunden und Gerichtsbeschlüsse in einigen Rechtsordnungen, aber für alltägliche Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Mietverträge, Stellenangebote und Geschäftsformulare ist eine digitale Unterschrift vollständig rechtsverbindlich.

Rechtlich entscheidend ist nicht die Methode, mit der die Unterschrift erstellt wurde, sondern die Absicht zu unterschreiben und die Identifizierbarkeit des Unterzeichners. Eine mit dem Finger auf einem PDF gezeichnete Unterschrift, kombiniert mit einem E-Mail-Verlauf und einem Zeitstempel, erfüllt diese Anforderungen in der Regel.

PDF auf dem iPhone unterschreiben: Schritt für Schritt

Schritt 1 -- PDF öffnen

Öffnen Sie das Dokument, das Sie unterschreiben müssen, in einer PDF-App, die Annotationen und Unterschriften unterstützt. Die App sollte das vollständige PDF anzeigen und das Navigieren zwischen Seiten sowie das Zoomen in bestimmte Abschnitte ermöglichen.

Schritt 2 -- Zur Unterschriftszeile navigieren

Scrollen Sie zu der Seite und dem Abschnitt, an dem Ihre Unterschrift erforderlich ist. Zoomen Sie mit einer Pinch-Geste hinein, damit Sie die Unterschriftszeile deutlich sehen und Ihre Unterschrift präzise platzieren können.

Schritt 3 -- Unterschrift erstellen

Die meisten Signatur-Werkzeuge präsentieren eine leere Fläche, auf der Sie Ihre Unterschrift mit dem Finger oder einem Stylus zeichnen. Nehmen Sie sich Zeit -- diese Unterschrift wird Sie auf einem rechtlichen Dokument repräsentieren. Tipps für eine saubere Unterschrift:

• Verwenden Sie die Fingerkuppe, nicht die Fingerspitze. Eine breitere Kontaktfläche erzeugt glattere, natürlicher aussehende Striche.
• Zeichnen Sie in einem angenehmen Tempo. Zu schnelles Bewegen erzeugt gezackte, zittrige Linien.
• Wenn die App eine Auswahl der Stiftstärke bietet, wählen Sie eine mittlere Stärke, die einem Kugelschreiber ähnelt.
• Wenn Sie einen Apple Pencil haben, verwenden Sie ihn. Die Druckempfindlichkeit erzeugt eine Unterschrift, die einem echten Stift auf Papier sehr nahekommt.
• Die meisten Apps lassen Sie Ihre Unterschrift wiederholen, wenn der erste Versuch nicht gut aussieht. Nutzen Sie dies.

Schritt 4 -- Unterschrift platzieren

Nach dem Zeichnen Ihrer Unterschrift können Sie diese typischerweise auf dem Dokument positionieren. Ziehen Sie sie zur Unterschriftszeile und passen Sie die Größe an den verfügbaren Platz an. Richten Sie sie sauber aus -- eine Unterschrift, die über oder unter der Linie schwebt, wirkt unprofessionell.

Schritt 5 -- Datum und weitere Felder hinzufügen

Viele Dokumente erfordern, dass Sie neben Ihrer Unterschrift das Datum angeben. Verwenden Sie das Text-Annotations-Werkzeug der App, um das Datum in einer sauberen Schrift einzugeben. Einige Apps können das aktuelle Datum automatisch für Sie einfügen.

Schritt 6 -- Speichern und reduzieren

Speichern Sie das Dokument nach dem Platzieren Ihrer Unterschrift. Für zusätzliche Sicherheit sollten Sie das PDF reduzieren (flatten). Das Reduzieren bettet Annotationen (einschließlich Ihrer Unterschrift) dauerhaft in das Dokument ein, sodass sie vom Empfänger nicht verschoben, in der Größe verändert oder gelöscht werden können. Ohne Reduzierung könnte ein technisch versierter Empfänger möglicherweise Ihre Unterschrift entfernen oder ändern.

Schritt 7 -- Signiertes Dokument teilen

Senden Sie das signierte PDF per E-Mail, Nachrichten, AirDrop oder einem Filesharing-Dienst. Wenn das Dokument vertraulich ist, erwägen Sie, es vor dem Versand mit einem Passwort zu schützen.

Mehrere Dokumente unterschreiben

Wenn Sie häufig Dokumente unterschreiben -- als Vorgesetzter bei der Freigabe von Spesenabrechnungen, als Immobilienmakler bei Abschlüssen oder als Freiberufler beim Versand von Verträgen -- suchen Sie eine App, die Ihre Unterschrift speichert. Nach einmaligem Erstellen können Sie dieselbe Unterschrift mit einem einzigen Tippen auf jedes zukünftige Dokument anwenden, ohne sie jedes Mal neu zeichnen zu müssen. Dies spart erheblich Zeit, wenn Sie einen Stapel Dokumente bearbeiten müssen.

Bewährte Praktiken für PDF-Unterschriften

• Sicherungskopie aufbewahren. Speichern Sie immer eine Kopie des signierten Dokuments vor dem Versand. Möglicherweise müssen Sie es später referenzieren oder nachweisen, dass Sie eine bestimmte Version unterschrieben haben.
• Vor dem Unterschreiben lesen. Das klingt selbstverständlich, aber die Einfachheit des digitalen Unterschreibens kann dazu verleiten, sich zu beeilen. Scrollen Sie durch jede Seite und lesen Sie die Bedingungen sorgfältig.
• Eine konsistente Unterschrift verwenden. Ihre digitale Unterschrift sollte Ihrer handschriftlichen Unterschrift einigermaßen ähneln. Große Abweichungen zwischen Dokumenten können Fragen zur Authentizität aufwerfen.
• Vertrauliche Dokumente reduzieren. Wie oben erwähnt, verhindert das Reduzieren Manipulationen. Dies ist besonders wichtig für Verträge und rechtliche Vereinbarungen.
• Zeitstempel beachten. Datum und Uhrzeit Ihrer Unterschrift können für rechtliche und Compliance-Zwecke wichtig sein. Stellen Sie sicher, dass das auf dem Dokument angezeigte Datum dem tatsächlichen Unterschriftsdatum entspricht.

Was ist mit Apple Markup?

iOS enthält ein integriertes Markup-Werkzeug, mit dem Sie auf PDFs zeichnen und eine Unterschrift hinzufügen können. Es funktioniert in einer Notsituation, hat aber erhebliche Einschränkungen: keine Seitennavigation für mehrseitige Dokumente, kein Text-Annotations-Werkzeug zum Hinzufügen von Daten, keine Reduzierungsoption und keine Möglichkeit, Unterschriften für verschiedene Dateien zu speichern und wiederzuverwenden. Für gelegentliche, einfache Unterschriften ist es ausreichend, aber für regelmäßige Nutzung oder professionelle Dokumente ist eine dedizierte PDF-App deutlich leistungsfähiger.

Empfohlene App zum Unterschreiben von PDFs

PDF Creator - Scanner & OCR bietet ein vollständiges Signatur-Werkzeug, mit dem Sie Ihre Unterschrift zeichnen, platzieren, in der Größe anpassen und zur Wiederverwendung speichern können. In Kombination mit Text-Annotationen für das Hinzufügen von Daten, PDF-Reduzierung für Sicherheit und Passwortschutz für Vertraulichkeit deckt es den gesamten Signatur-Workflow von Anfang bis Ende ab.